Scadenzario Pagamenti: Gestione Incassi e Pagamenti Efficace

La gestione degli incassi e pagamenti è da sempre un tema cruciale nelle aziende.

Gli anni ‘90 vedevano squadre amministrative sconfinate all’interno delle aziende per ottimizzare i pagamenti sia lato fornitori sia clienti ma con l’avvento della digitalizzazione i reparti amministrativi hanno trovato soluzioni maggiormente semplici e immediate per pianificare i pagamenti ai fornitori, gestire gli incassi dei clienti e pagare le tasse o le imposte dovute.

A pensarci Millenials, Gen Z e le generazioni successive non ci crederanno ma inizialmente lo scadenzario pagamenti era un quaderno ben organizzato di carta dove venivano annotate tutte le scadenze.

Oggi invece grazie a strumenti digitali lo scadenzario fornitori e clienti si è evoluto e grazie alla tecnologia ha ottimizzato di gran lunga la gestione degli incassi e dei pagamenti.

Cos'è uno scadenzario di pagamenti?

Se dovessimo dare una definizione di che cos’è uno scadenzario di pagamenti partiremmo dicendo che un registro contabile che permette di visualizzare e annotare tutte le scadenze sia per le entrate sia per le uscite di un’azienda in un determinato periodo di tempo.

La gestione delle scadenze si deve infatti abbinare anche a strumenti finanziari adeguati come ne abbiamo a lungo parlato in questo articolo che racconta come con strumenti adeguati all’avanguardia sia possibile ridurre il rischio di credito commerciale e migliorare il proprio cash flow.

I benefici dello scadenziario dei pagamenti sono diversi, tra cui:

• Migliorare la gestione del cash flow
• Rispettare le scadenze di tributi e gli obblighi fiscali
• Evitare ritardi nei pagamenti
• Prevenire problemi finanziari.

Tutto semplice finché il pagamento di una fattura avviene in un’unica soluzione ma se volessimo rateizzare il pagamento avremmo una moltiplicazione di attività e una maggiore probabilità di insoluto. Per questo nascono sistemi che si affiancano allo scadenzario digitale e sono quelli del Buy Now Pay Later. Sia nel BTB sia nel BTC la soluzione permette di organizzare in maniera chiara e semplice sia i pagamenti delle fatture verso i fornitori sia gli incassi nei confronti dei clienti.

Il Buy Now Pay Later porta benefici nelle vendite, si stima circa il 40% in più, ma non si dimentica delle funzioni amministrative e contabili per scadenziari incassi e pagamenti grazie ad aree private sia per buyer sia per merchant che ti permettono di visualizzare in qualsiasi momento lo stato dei pagamenti e senza doversi occupare del recupero crediti.

Quindi un software per la gestione dello scadenzario di pagamento unito a sistema di rateizzazione dei pagamenti potrebbe davvero ottimizzare al meglio i pagamenti e gli incassi.

La funzione del registro contabile

Ma qual è la funzione di un registro contabile? Il registro contabile permette di registrare quotidianamente gli incassi e i pagamenti e aiuta le aziende nell’arduo compito di mantenere un cash flow ottimale.

Oltre ad ottimizzare la gestione degli incassi e dei pagamenti l’azienda o, meglio, l’imprenditore commerciale per legge ha degli obblighi da rispettare e sono quelli di tenere traccia, ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, sia del libro giornale sia del libro degli inventari per 10 anni affinché in caso di controllo fiscale possa essere verificato in maniera agile lo stato dei pagamenti dell’azienda.

All’interno del libro giornale vengono registrate in ordine perfettamente cronologico tutte le transazioni dell’azienda in modalità partita doppia, mentre nel libro degli inventari viene inserita la situazione economico patrimoniale dell’azienda in un dato periodo.

Le modalità di tenuta dei registri contabili sono descritte all’art. 2219 del Codice Civile dove è specificato che le scritture devono ispirarsi alle norme di una ordinata contabilità che prevedono l’assenza di spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine e abrasioni oltre alla necessità di rendere le parole cancellate visibili.

Scadenze fiscali, incassi clienti e pagamento fornitori: benefici dell'utilizzo di software per scadenzario

Passare dalla carta all’utilizzo dei software per lo scadenziario di pagamenti ha avuto innumerevoli benefici per le aziende e per il personale ad esso dedicato, tra cui:

• Compilazione automatica grazie al caricamento dei documenti emessi
• Registrazione agevolata dei documenti
• Gestione di grandi flussi di documenti e scadenze
• Integrazione con i diversi Calendari
• Creazione di report avanzati per visualizzare gli andamenti
• Utilizzo di alert.

L’utilizzo di questa modalità digitale per la gestione dei pagamenti ha permesso di diminuire gli errori, i mancati pagamenti ed evitare le dimenticanze del personale dovute ad una mancanza di automatizzazione del servizio. In conclusione, utilizzare un software scadenzario permette di avere una visione chiara delle future scadenze e degli impegni economici aziendali.

Tipologie di scadenze: tasse, rate, IVA e obblighi fiscali

Lo scadenziario permette di registrare tutti i documenti di acquisto e di vendita emessi dall’impresa specificando sempre data, import, descrizione e stato del pagamento.

Nel proprio scadenzario è necessario registrare:

• le fatture in entrata e in uscita
• le imposte da pagare, le scadenze fiscali e i contributi da versare
• i moduli F24 da pagare
• i salari da pagare ai dipendenti,
• le rate di finanziamenti,
• e ogni altra tipologia di pagamento ricorrente, come leasing, bollette e altro.

Particolare attenzione anche per il ruolo che hanno e per gli obblighi normativi e la possibilità di ricorrere in sanzioni sono le scadenze delle rate che possono portare a delle segnalazioni presso i SIC oppure in sanzioni per il ritardo nelle scadenze iva e nelle scadenze fiscali annuali.

Scadenzario fatture e pagamenti ricorrenti: automatizzare il processo di gestione

Automatizzare il processo di gestione dei pagamenti ricorrenti e lo scadenzario delle fatture diminuisce gli errori, gli insoluti, i mancati pagamenti e evita le dimenticanze, infatti avere una visione chiara delle prossime scadenze e degli impegni economici aziendali oltre a poter sollecitare i debitori, che potrebbero essersi persi qualche scadenze nei confronti dell’azienda, risulta sicuramente strategico andando potenzialmente a preservare il cash flow aziendale e evitando sanzioni o procedimenti.

La gestione delle entrate per un’azienda è cruciale quanto quella delle uscite, per questo nascono, come abbiamo citato, strumenti che permettono di esternalizzare questa tipologia di attività ma mantenendo i benefici della rateizzazione degli incassi e del conseguente aumento delle vendite.

Il Buy Now Pay Later, compra ora paga dopo, permette di non doversi più occupare dei pagamenti ricorrenti, delle scadenze e del recupero crediti mantenendo la rateizzazione come leva commerciale forte con i clienti. La rateizzazione infatti porta ad un aumento delle vendite e della fattura media nel mondo BTB come nel mondo BTC occupandosi totalmente anche delle scadenze di pagamento.

La digitalizzazione delle scadenze è possibile grazie ai software presenti sul mercato ma abbinata ad un sistema di dilazione di pagamento anch’esso digitale non può che ottimizzare e migliorare i risultati aziendali.

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